Elementos de un proceso

Elementos de un proceso

Todo proceso (al menos, según es entendido por el entorno de la gestión de calidad), se caracteriza por estar formado por los siguientes elementos:

• Finalidad: Todo proceso es un conjunto de tareas elementales necesarias para la obtención de un resultado. Cada proceso posee unos límites claros y conocidos (el primer y último paso del mismo), comenzando con una necesidad concreta de un cliente (que de nuevo, puede ser interno o externo), y finalizando una vez que la necesidad ha sido satisfecha.
• Requerimientos del cliente: Lo que el cliente espera obtener al terminar la actividad. Los requerimientos de salida de un proceso condicionan los requerimientos de entrada del siguiente. Los requerimientos deben estar expresados de una manera objetiva, por ejemplo: “recubrimiento final de la capa de pintura: x micras”.
• Entradas: Las entradas de un proceso responden a criterios de aceptación definidos, por ejemplo: la factura del suministrador con todos los datos necesarios. También puede haber alguna entrada con información proveniente de un proveedor interno, por ejemplo: una normativa de la administración, un procedimiento. Las entradas del proceso pueden ser tanto elementos físicos (por ejemplo materia prima, documentos, etc.), como elementos humanos (personal) o técnicos (información, etc.). En definitiva, son elementos que entran al proceso sin los cuales el proceso no podría llevarse a cabo. Para establecer la interrelación entre procesos se deben identificar los procesos anteriores (proveedores internos y externos) que dan lugar a la entrada de los procesos.
• Salidas: Un output con la calidad exigida por el estándar del proceso: por ejemplo: el impreso diario con el registro de facturas recibidas, importe, vencimiento… ; un material conforme a las especificaciones, etc. De forma similar, las salidas de un proceso pueden ser productos materiales, información, recursos humanos, servicios, etc. En general, son la entrada del proceso siguiente. Para establecer la interrelación entre procesos se deben identificar los procesos posteriores (clientes internos y externos) a los que se dirigen las salidas del proceso.
• Recursos: Medios y requisitos necesarios para desarrollar el proceso siempre bien y a la primera. Por ejemplo, una persona con las calificaciones y nivel de experiencia necesarias para realizar un proceso de soldadura, hardware y software para procesar las facturas, un impreso e información sobre qué proceso y cómo (calidad) y cuando (tiempo) entregar el elemento de salida al siguiente eslabón del proceso administrativo, etc.

• Propietarios: Son las personas que asumen la responsabilidad de llevar el proceso tal y como está definido y que controlan la estabilidad del mismo. El propietario del proceso supervisa los indicadores que demuestran que el proceso está bajo control y permiten establecer objetivos de mejora. Es preferible no usar nombres sino actividades, por ejemplo: Mecánico ajustador, Departamento de Compras, etc.
• Indicadores: Crean un sistema de control medible del funcionamiento del proceso y del nivel de satisfacción del usuario (interno la mayoría de las veces). Por ejemplo: Temperatura de cocción, número de rechazos del producto fabricado, número de quejas por plazos de entrega excesivos…
• Clientes: Son los que utilizan la salida del proceso. Pueden ser internos (otro u otros departamentos de la misma empresa) o externos (cliente final).

Si a estos tres estados le agregamos las transiciones entre ellos se obtendría el siguiente grafo.

Las cuatro transiciones que aparecen en el grafo dirigido se explican en la forma siguiente:

• ? La transición 1 implica que el proceso estaba en ejecución y se bloquea debido a que necesita esperar la ocurrencia de un evento externo. Esta transición se logra con la propia ejecución de una llamada al sistema con este fin o forzado por el sistema operativo (se realizó una solicitud que no puede ser satisfecha en ese instante).

• ? La transición 2 ocurre cuando el planificador del procesador (Scheduler, una parte del sistema operativo) decide que se debe entregar el control del CPU a un proceso, aún cuando el actual estaría en condiciones de continuar. Esta decisión puede estar motivada por el hecho de que el proceso ya consumió el quantum de tiempo asignado o está listo otro que tiene mayor prioridad que el actual.

• ? La transición 3 también es realizada por el planificador del procesador y consiste en entregar el control de este a un proceso que está listo (debido a que el actual terminó, se bloqueó o se le quitó).

• ? La transición 4 ocurre cuando el evento externo que el proceso estaba esperando tiene lugar. Si en ese instante no hay otro proceso ejecutando o su prioridad es superior al que está, de inmediato ocurrirá también la transición 3, en caso contrario tendrá que esperar en el estado de listo.